A+ 21학년도 2학기 문서작성 및 관리 기말고사 대체과제

(1) 전화 관리
비즈니스 사회에서 전화의 가치왿� 효용은 절대적이다. 그런데 전화는 상대방의 얼굴을 직접 보지 못하고 대화하기 때문에 예절을 지키는 데 있어 자칫 소홀하기 쉽다. '전화는 회사의 얼굴이다.'라고 할 수 있을 정도로 전화 응대 방법에 따라 회사의 이미지가 좌우된다. 좋은 응대를 하기 위해서는 자세를 바르게 하고, 상대방과 대면하고 있는 듯이 이야기하는 것이 중요하다.
전화는 직접적인 경비만이 아니라 귀중한 시간도 소비한다는 것을 늘 머릿속에 두어야 한 다. 특히 상대방에게 전화를 건 경우 상대는 하던 업무를 중단한 상태이고 긴 이야기를 할 형편이 아닐 수도 있다. 짧은 시간에 용건을 요령 있게 이야기하는 습관을 들여야 한다. 한 마디로 비즈니스 전화 예절은 '신속하게, 정확하게, 정중하게'라는 말로 요약할 수 있다.

(2) 시간 관리
비서에게 있어 시간 관리는 매우 중요하다. 시간 관리라 함은 넓은 의미로는 주어진 모든 시 간을 최선으로 활용하여 최대의 효과를 거두는 것이고, 좁은 의미에서는 효과적인 활동을 하기 위해 시간을 조직화하는 것이다.
(가) 시간 계획을 설정한다.
시간일지를 기록하여 시간 계획을 세우고 그 결과를 분석하여 문제점을 개선한다면 좀 더 효율적인 시간 관리가 가능해진다. 또한 업무 분석을 통해 정기적으로 업무량이 많은 시기를 파악하여 미리 대비할 수 있다.
(나) 우선순위의 결정
매일 아침 업무를 시작하기에 앞서 10분 정도 그날의 일과를 계획한다. 업무에 대해 우선순위를 매겨 우선순위대로 업무를 처리한다. 우선순위는 즉시 처리할 일, 오늘 중으로 끝내야 할일, 시간 나는 대로 하면 될 업무 등으로 순위를 정한다.
(다) 시간 낭비 요소의 제거
불필요한 전화, 사내왿� 외부의 방해 및 방문, 중복된 서류 보관, 불필요한 복사, 반복적이며 비생산적인 회의, 사내 잡담과 개인적인 문제 해결을 위한 업무 시간의 유용, 동료 및 관리자왿�의 쉽고 직접적인 의사소통 부족, 비품 부족 등의 요소를 제거하도록 한다.