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■수배 업무의 내용

정확한 고객 요구사항 파악
수배업무를 원활히 추진하기 위해서는 고객이 추구하고 있는 여행 목적과 요구 사항을 정확하게 파악하는 것이 무엇보다 중요하다. 고객이 의도하고 있는 방향을 파악해야만 여행에 관한 교통수단이나 숙박 및 관광 코스 등을 효과적으로 조합할 수 있기 때문이 다.
현지 관광공급자왿� 정보전달 시스템 확립
고객으로부터 수집한 정보를 근거로 가장 효과적인 여행 방법이 제시면 신속하게 고객 과 합의된 내용대로 현지수배를 실시해야 하기 때문에 현지 관광공급자왿�의 효율적인 의사소통과정이 필요하며, 전문적인 용어나 업무절차를 습득해야 한다. 만약 현지 관광 공급자왿� 신속한 커뮤니케이션이 이루어지지 못하면 관광자들에게 약속한 서비스를 제 공하기 어렵다.
문서화, 수배의 내용 기록보존. 수배 의뢰 자료는 문서화하여 보관해야 한다.
여행에 관한 내용은 고객과 여행사 직원 간에 대화에 의해서 이루어지는 경우가 대부분 이기 때문에 반드시 대화 시 합의된 내용을 기록하여 수배업무를 진행하는데 있어서 실 수가 없도록 해야 한다. 여행사왿� 여행객 사이에 오해가 발생하여 서로를 당황하게 하 는 경우가 발생하여 여행서비스의 수준이 떨어뜨리는 경우가 발생 할 수 있기 때문이 다.
간결성 - 수배 내용은 되도록 간단, 명료하게 작성해야 한다.
대안성 - 고객의 요청대로 정확히 수배되지 않았을 시에 적절한 대책방안 강구해 야 한다.
경제성 - 보다 저렴하면서도 높은 퀼리티 유지해야 한다.4)


■ 수배업무의 기본 원칙

고객의견 존중
언제나 고객의 입장에서 자문하고 의견교환이 이루어져야한다. 만약 여행사에서 판매하 고 있는 관광패키지 내용 중에서 고객의 관광목적에 따라 일부 코스나 일정을 조정할 경우에도 고객의 입장이 충분히 반영되어야 한다.

정확성, 정확한 정보의 전달
여행을 원하는 고객은 설레는 마음과 불안한 마음이 교차하기 마련이다. 따라서 패키지 의 구성, 가격, 선택 관광의 범위, 추가 지불 사항 등의 여행에 관한 정확한 정보를 고 객에게 전달해야 할 것이다. 여행사의 업무는 방문객이 여행 목적지의 사정을 전혀 알 수 없는 경우가 대부분이기 때문에 고객 입장에서는 불안한 마음을 떨치기 위해서 현 지 정보를 정확하게 전달하여야한다.

현지 관광공급자의 상품 파악
수배업무를 처리하기 위해서는 여행지의 관광공급자에 대한 정확한 정보를 확보하고 있 어야 한다. 수배업무를 담당하는 사람과 현지의 여행공급자 사이에 이견이 있을 경우에 는 고객의 약속을 지킬 수 없기 때문에 현지 관광공급업자가 취급하고 있는 상품의 범 위왿� 가격대 및 장, 단점 옵션, 여행일정 등을 구체적으로 파악하고 있어야 한다.