비서의 출장괿�리

1. 출장 전 업무
1) 회사규정 검토
출장은 반드시 조직의 승인을 받아야 한다. 따라서 상사의 출장 계획이 수립되면 소속된 조직의 출장 규정과 승인 절차를 확인하여 승인을 받고, 규정에 맞게 상사의 출장업무를 수행한다. 이때 경우에 따라서 출장 일정표 및 예산서가 첨부되기도 하는데 예산서를 첨부해야 할 때 여비 관련 조직 규정을 확인한다. 기업들은 출장 관련 여비 규정을 두어 직급별로 출장 일당 비용을 규정해 놓고 있다. 즉 직급에 따라 숙박비, 교통비, 일일 체제비 등이 다르므로 상사의 직급에 맞는 출장 계획을 세우도록 한다.
출장이 많은 기업은 여행사, 호텔, 항공사 등과 계약을 직접 체결하여 할��, 등급 상향조정, 포인트 혜택 등 다양한 혜택을 받는다. 따라서 출장업무를 수행하는 비서는 먼저 자신이 소속된 기업과 계약이 체결된 항공사왿� 호텔 등에 대한 정보를 얻도록 한다. 예를 들어 국내에 있는 외국 체인 호텔과 기업이 계약되어 있으면 전 세계에 있는 동일 체인호텔 어디에서나 요금 적용에 있어 저렴한 기업요금을 적용 받을 수 있고 예약, 확인, 변경 등을 국내에 있는 체인호텔 국제부에서 할 수 있어 매우 편리하다. 대부분의 체인호텔들은 국제 예약부서를 운영하여 현지국가에 국한하지 않고 전 세계를 대상으로 예약업무를 실시한다.

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2. 출장 중 업무
1) 상사 부재시 비서업무 처리
비서는 상사가 출장에서 돌아온 후 바로 업무에 임할 수 있도록 준비한다. 예를 들면 보고사항 및 우편물 정리, 상사가 출장 후의 스케줄을 대략 작성해 놓는다.

(1) 전화응대 및 우편물 정리
상사의 부재 중 비서업무에는 전화응대 및 내방객 접대가 있으며, 우편물, 문서 접수 및 정리, 회송업무를 일반적으로 수행한다. 즉, 상사에게 오는 모든 우편물을 분류한 뒤 상사의 업무 대행자에게 회부한 것은 내용을 요약하여 처리결과를 상사에게 보고하고, 상사가 직접 처리하여야 할 사항은 따로 보관하여 보고한다.